PDF de programación - Taller de Computacion - Manual Access 2010 - Que es una base de datos?

¿Qué es una base de datos?

Una base de datos es un conjunto de datos organizados en filas y columnas.

Access 2010 es una base de datos relacional, con lo que aún estando los datos guardados en tablas
diferentes se pueden crear relaciones entre ellas: por ejemplo, una tabla puede contener datos de clientes
y otra de las facturas enviadas.

Objetos de una base de datos

TIPO

DESCRIPCIÓN

Tablas

Son los objetos básicos, en los que se almacena la información. Sobre ellas actúan el resto de
los objetos.

Consultas

A través de ellas podemos obtener la información deseada de las tablas de forma selectiva
(como por ejemplo, los clientes desde el código 1 al 48 o los pedidos realizados en tal fecha
por nuestros clientes).

Formularios

Elemento en forma de ficha que permite la gestión de los datos de una forma más cómoda y
visiblemente más atractiva.

Informes

Permite preparar los registros de la base de datos de forma personalizada para imprimirlos.

Crear una base de datos en Access 2010

Para abrir Microsoft Access 2010 hemos de ir a Inicio, Todos los programas, Microsoft Office, Microsoft
Access 2010.

Para crear una base de datos, en la
pestaña Archivo hacemos click en
Base de datos en blanco y después
en Crear. En la parte inferior
derecha de la ventana se nos indica
el nombre que se le dará por defecto
y en qué carpeta será creada.


Podremos darle otro nombre antes de
guardarla, y haciendo click en el

se nos mostrará un cuadro

icono
de diálogo en el que podremos
seleccionar otra carpeta para
guardarla, así como especificar la
versión de base de datos con la que
deseamos trabajar (observemos como
Access 2010 continua trabajando con
el mismo formato usado en Access
2007).

Los archivos de base de datos de Microsoft Access 2010 tienen extensión .accdb.

Una vez creado el archivo de base de datos se mostrará la ventana principal de Access 2010.



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Para mostrar los diferentes objetos haremos click en el panel Todos los objetos de Access situado en la
parte izquierda de la ventana.



Planificar una tabla

Al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro, así todos los campos de
un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman otro diferente...



CAMPOS

Cliente Nombre Apellidos

Dirección

CPostal

Registro 1 1

Alberto Rodríguez López c/La Esquina, 23 38156

Registro 2 2

Antonia Perera Perera

c/Fanegas, 45

38156

Registro 3 3

Marta Mena Medina

c/Macetas, 14

38154

Registro 4 4

Pedro Perera Pérez

c/España, 9

38155

Antes de crear las tablas en Microsoft Access 2010 tenemos que planificar los tipos de campos que
necesitaremos:

TIPO DE CAMPO

DESCRIPCIÓN

Texto

Memo

Numérico

Fecha/Hora

Moneda

Para introducir cadenas de caracteres hasta un máximo de 255.

Para introducir un texto extenso. Hasta 65.535 caracteres.

Para introducir números.

Para introducir datos en formato fecha u hora.

Para introducir datos en formato número de tipo moneda.

Autonumérico

En este tipo de campo, Access 2010 numera automáticamente el contenido

Sí/No

Objeto OLE

Hipervínculo

Campo lógico del tipo Sí/No, Verdadero/Falso, etc.

Para introducir una foto, gráfico, hoja de cálculo, sonido, etc.

Inserta un enlace que nos lleva a una página web.

Asistente para búsquedas

Inicia un asistente para crear un campo que permite elegir un valor de otra
tabla.

Crear una tabla



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Para crear una tabla en Access 2010 haremos click en la
pestaña Crear y a continuación en Diseño de tabla.

En la parte inferior de la ventana escribiremos los nombres de
los campos y su tipo, entre otras propiedades.



Al guardar la base de datos introduciremos un nombre para la tabla creada:



Propiedades de los campos

Cada campo de una tabla posee unas determinadas propiedades con la que configurarlo, y es preciso
tener en cuenta que si se modifican después de haber introducido datos se puede perder la información
introducida.

A continuación explicamos algunas de las propiedades de los diferentes tipos de datos de Access 2010:

Tamaño de los campos

TIPO DE
CAMPO

Texto

Numérico



TAMAÑO

Esta propiedad determina el número máximo de caracteres que se pueden introducir en el
campo. Siendo por defecto de 50 caracteres y valor máximo de 255.

Byte

Almacena un número entero entre 0 y 255.

Decimal Guarda números con decimales.

Entero Almacena valores enteros entre -37.768 y 32.767.

Entero
largo

Simple

para valores enteros entre -2.147.483.648 y 2.147.483.64.

para la introducción de valores comprendidos entre -3,402823E38 y -
1,401298E-45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38

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para valores positivos.

Doble



para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -
4,94065645841247E-324 para valores negativos, y entre
1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores positivos.

Autonumérico son de tipo Entero largo.

A los demás tipos de datos no se les puede especificar tamaño.

Máscara de entrada

La máscara de entrada es usada para facilitar la entrada de datos y a la vez validar los datos que los
usuarios pueden introducir. Por ejemplo, se puede crear una máscara de entrada para un campo que
almacena un número de teléfono y muestre que debe introducirse como (___) ___-____, la máscara de
entrada sería: \(009")-"000\-000;0;_ (en donde hay '0' se debe introducir algun dígito, y don esta el nueve
puede quedar vacío).

Aunque tanto la máscara de entrada como el formato afectan al modo en que aparecen los datos en la
Hoja de datos de la tabla de Access 2010, hay una clara diferencia entre ellos: el formato afecta sólo a al
modo en que se leen los datos en la tabla, pero no a cómo son introducidos.

Access 2010 dispone de un
Asistente para máscaras de
entrada y al que accederemos
haciendo click en el botón
aparece a la derecha de dicha
propiedad.

que



En la siguiente tabla se muestran los símbolos usados para crear máscaras de entrada.

CARÁCTER SIGNIFICADO

Almohadilla
(#)

. ; : ; - /

Dígito o espacio para una entrada no requerida. Permite signos más o menos.

Marcador de posición decimal y separadores de miles, fecha y hora (el carácter usado
realmente depende de lo especificado en “Panel de Control, Configuración regional” de
Windows95)

<

>

&

\

Convierte a minúsculas todos los caracteres.

Convierte a mayúsculas todos los caracteres.

Cualquier carácter o un espacio para una entrada requerida.

Hace que el carácter siguiente se muestre como literal.

Exclamación

Hace que la máscara de entrada se muestre de derecha a izquierda y no de izquierda a
derecha, cuando los caracteres de la izquierda de la máscara de entrada son opcionales. Los
caracteres que se escriben en la máscara siempre la llenan de izquierda a derecha. Puede
incluir el signo de admiración en cualquier lugar de la máscara de entrada.



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0

9

L

Dígito (0 a 9) para una entrada requerida. No se permiten signos más o menos.

Dígito o espacio para una entrada no requerida. No se permiten signos más o menos.

Letra (A a Z) para una entrada requerida.

Interrogación Letra (A a Z) para una entrada opcional.

A

a

a

Letra o dígito para una entrada precisa.

Letra o dígito para una entrada opcional.

Cualquier carácter o un espacio para una entrada opcional.

Un ejemplo de máscara de entrada puede ser: \(009)”900\ 00\ 00;;_

Título del campo

Se utiliza esta propiedad para indicar cómo queremos que se visualice la cabecera del campo.

Por ejemplo, si un campo se llama F_nac e indicamos Fecha de nacimiento como valor en la propiedad
Título, como cabecera del campo F_nac veremos Fecha de nacimiento.

Lugares decimales

Esta propiedad nos permite indicar el número de decimales que queremos asignar a un tipo de dato
Numérico o Moneda.

Campos con valor predeterminado

Si se sabe que un determinado campo va a tener la mayoría de las veces el mismo valor, se utiliza esta
propiedad para indicar o especificar cuál va a ser ese valor y así que se introduzca automáticamente en el
campo a la hora de introducir los datos de la tabla.

Por ejemplo si tenemos la tabla Clientes con el campo Provincia y la mayoría de clientes son de la
provincia de Las Palmas, se puede introducir ese valor en la propiedad Valor predeterminado del campo
Provincia y así a la hora de introducir los diferentes clientes, automáticamente aparecerá el valor
Valencia.

Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos menos el Objeto OLE, y el Autonumérico.

Cambiar entre las vistas de la tabla

Desde el icono Ver de la cinta de opciones correspondiente a la pestaña
Inicio podemos cambiar entre las posibles vistas de una tabla.



Clave principal o primaria



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Una clave principal es un campo o conjunto de campos que identifican de forma inequívoca cada registro
de una tabla de Access 2010. Así, si por ejemplo hay un cliente con el código 10, no podrá haber otro con
el mismo código.

En caso de que tengamos que relacionar varias tablas entre sí, deberemos definir una clave principal en
cada una ellas, que será del mismo tipo de campo. Así podemos tener dos tablas relacionadas: una con los
datos de los clientes y un campo código como clave principal, y otra con los pedidos efectuados por los
mismos con otro campo código también clave principal.

Para crear una clave principal, en Vista Diseño elegiremos uno o varios
campos cuyo valor sea único para cada registro (sin campos que contengan
valores repetidos o nulos) y haremos click con el botón derecho sobre él.

A continuación, en el menú contextual seleccionaremos Clave principal o

haremos click en el icono

de la pestaña Diseño.

Para crear una clave principal con varios campos hemos de
mantener pulsada la tecla Control e ir haciendo click en el
cuadra