PDF de programación - Manual de Microsoft Access 97

Access



INTRODUCCIÓN

MANUAL DE MICROSOFT ACCESS

97

El presente curso pretende servir como introducción a todos aquellos que comienzan con el el estudio de las
Bases de Datos relacionales utilizando el programa Access 97. El curso se divide en varios capítulos los cuales
explican las operaciones más usuales con ejercicios comentados paso a paso.

GUIA DE APRENDIZAJE

En la parte izquierda de la pantalla vereis un menú durante todo el curso, cuyas opciones son las siguientes:

Indice lección: Nos lleva automáticamente a esta página.

Lecciones:Accederemos al menú principal de las lecciones que forman este curso.

FAQ's: Preguntas, dudas y consultas de nuestros alumnos.

Sugerencias: Si tienes algo que comentarnos, envíanos un e-mail desde aquí.

Curso impartido por Martí Gay, profesor de Informática de Gestión de Area Interactiva y Centre d'Estuids Mumany

Access es una marca registrada de Microsoft Corporation

Todas las marcas registradas pertenecen a sus respectivos fabricantes

©Area Interactiva-1999. Todos los derechos reservados

Lección 1
Lección 2
Lección 3
Lección 4

¿Qué es una Base de datos? - Iniciar Access - La primera base de datos - Introducir datos
Objetivos de una BD - Caso práctico - Ejercicio
Relaciones - Caso práctico
Introducir datos - Añadir, modificar, borrar registros - Ancho de columnas - Buscar datos -
Ordenar los datos - Crear una copia de la tabla.
Lección 5
Consultas - Consultas con criterios - Expresiones
Lección 6
Campos calculados - Consultas de creación de tablas
Lección 7
Formularios I
Lección 8
Formularios II
Lección 9
Formularios III. Campos calculados
Lección 10
Ejercicio de repaso
Lección 10-B Ejercicio de repaso
Lección 11
Lección 12

Tecnología OLE
Compactar bases de datos - Crear réplicas de bases de datos

file:///C|/WINNT/Profiles/Administrador/Escritorio/Nueva%20Pagina/Access/access.htm (1 de 43) [29/8/01 19:05:58]

Access

Lección 13

Repaso
VB

Introducción a SQL - Contraseñas - Acceso por usuarios - Crear archivos MDE - Access e
internet. Hipervínculos - Importar y exportar en HTML
Trabajar con sub-formularios - Utilizar listas desplegables
Access y Visual Basic - Conceptos básicos - Cambio del foco del cursos - Protección de
campos

Curso de Access 97 - LECCIÓN 1

¿Qué es una base datos?



Una Base de datos es un programa que permite gestionar y organizar una serie de datos. Por ejemplo, podemos utilizar
Access para llevar la gestión de fichas de los artículos de nuestro almacén, introduciendo, modificando, actualizando,
sacando informes por impresora, etc. Podemos por ejemplo realizar consultas tales como ¿qué artículo se ha vendido más
este mes? ¿qué clientes compran un determinado artículo? ¿cuál es la ganancia total del mes? etc.

En este curso nos vamos a centrar sobre todo en el capítulo de crear, modificar etc una base de datos sin utilizar el asistente.
El asistente es un programa que nos va guiando paso a paso a la hora de crear una tabla, un formulario, una consulta, etc.
¿Y poqué de esta forma? Porque así vemos de dónde sale cada cosa. Así aprendemos a modificar un campo, un formulario,
etc a nuestro gusto.

Iniciar Access 97

Cuando ponemos en funcionamiento el programa, nos aparece una pantalla de inicio donde se nos preguna si queremos:

l Crear una base de datos en blanco.
l Utilizar el asistente para crear una base de datos
l Abrir una base de datos existente

Como hemos dicho que todo el trabajo será a mano, pasaremos totalmente del asistente y escogeremos la opción Base
de datos en blanco. Seguidamente nos aparecerá la típica ventana donde se nos pide el nombre de la base de datos
que se creará.

La primera base de datos

Vamos a comenzar creando una sencilla base de datos que podría servir para gestionar un gimnasio. Esta primera base
de datos servirá como ejemplo para comenzar a ver muy por encima los pasos necesarios para trabajar con ella. A lo
largo del curso crearemos otra base de datos más completa y veremos opciones avanzadas utilizando esa base de datos.
De momento esta primera toma de contacto nos irá bien para familiarizarnos con el programa. Colocaremos un nombre a
nuestra base de datos como por ejemplo, Gimnasio y aceptaremos el cuadro de diálogo. Access colocará
automáticamente al archivo la extensión MDB. Seguidamente, aparecerá ante nuestros ojos la pantalla inicial para
empezar a crear nuestra base de datos:

Observemos que en la ventana aparecen unas pestañas en la parte superior:

file:///C|/WINNT/Profiles/Administrador/Escritorio/Nueva%20Pagina/Access/access.htm (2 de 43) [29/8/01 19:05:58]

Access

Objetos de la Base de Datos

Tablas: unidad donde crearemos el conjunto de datos de nuestra base de datos. Estos datos estarán ordenados en
columnas verticales. Aquí definiremos los campos y sus características. Más adelante veremos qué es un campo.

Consultas: aquí definiremos las preguntas que formularemos a la base de datos con el fin de extraer y presentar la
información resultante de diferentes formas (pantalla, impresora...)

Formulario: elemento en forma de ficha que permite la gestión de los datos de una forma más cómoda y visiblemente
más atractiva.

Informe: permite preparar los registros de la base de datos de forma personalizada para imprimirlos.

Macro: conjunto de instrucciones que se pueden almacenar para automatizar tareas repetitivas.

Módulo: programa o conjunto de instrucciones en lenguaje Visual basic




Curso de Access 97 - LECCIÓN 1



Una base de datos comienza con el diseño de una tabla. Para ello, es necesario plantearse primero qué datos
necesitamos. En nuestro ejemplo, necesitaremos:

l Matrícula
l Nombre, apellidos, dirección, etc, del alumno
l Actividad que realiza
l Cuota mensual
l Observaciones

Evidentemente que esta base de datos es demasiado sencilla, pero nos servirá para nuestro objetivo. Vamos a ver
primero unos conceptos básicos en el diseño de una BD (en adelante abreviaremos de esta forma la palabra Base de
Datos).

Campo: unidad básica de una base de datos. Un campo puede ser, por ejemplo, el Nombre de una persona

Registro: conjunto de campos. Un registro vendría a ser algo así como una ficha.

Base de datos: conjunto de registros total.

Observa la siguiente ilustración:


file:///C|/WINNT/Profiles/Administrador/Escritorio/Nueva%20Pagina/Access/access.htm (3 de 43) [29/8/01 19:05:58]

Access

Este sería el primer registro de una base de datos
compuesto por 4 campos: (nombre, apellido1,
teléfono y provincia)

El número total de registros podemos verlo en la
parte inferior (1 de 9)

Para crear una tabla sigue estos pasos:

l Pulsa Click en el botón Nuevo situado a la derecha de la ventana

Aparece una ventana con varias opciones:
Vista Hoja de Datos: podemos introducir directamente los datos
Vista diseño: para definir los campos y sus características
Asitente para tablas: un programa nos guia automáticamente en la creación de los campos de la tabla
Importar y Vincular tablas: para cargar una tabla externa

l Escoge la opción Vista diseño

Ahora aparece la ventana principal del diseño de los campos de la BD. Desde aquí podemos definir qué tipo de campos
aparecerán en la BD. Observamos tres columnas: Nombre de campo, Tipo de datos y Descripción. Para comenzar:

l Escribe como nombre de campo: Nombre y pasa a la columna siguiente pulsando Intro, con la flecha de

desplazamiento o con un simple Click del ratón.

En la segunda columna aparece una lista desplegable. Puedes desplegarla y observar que aparecen varias opciones
correspondientes a los diferentes tipos de campo que podemos crear. Por ejemplo, nuestro primer campo (Nombre)
servirá para introdudir el nombre de una persona, es decir, introduciremos simples caracteres como letras o números.
Por tanto, será del tipo Texto. Si por ejemplo definimos un campo del tipo Numérico, nos aseguramos que
posteriormente sólo podremos introducir números en dicho campo. Las características de cada campo son las
siguientes:

Texto: para introducir cadenas de caracteres hasta un máximo de 255
Memo: para introducir un texto extenso. Hasta 65.535 caracteres
Numérico: para introducir números
Fecha/Hora: para introducir datos en formato fecha u hora
Moneda: para introducir datos en formato número y con el signo monetario
Autonumérico: en este tipo de campo, Access numera automáticamente el contenido
Sí/No: campo lógico. Este tipo de campo es sólo si queremos un contenido del tipo Sí/No, Verdadero/Falso, etc.
Objeto OLE: para introducir una foto, gráfico, hoja de cálculo, sonido, etc.
Hipervínculo: podemos definir un enlace a una página Web
Asistente para búsquedas: crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores
mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado.

l Introduce los siguientes nombres de campos (observa el tipo de dato de cada uno)

file:///C|/WINNT/Profiles/Administrador/Escritorio/Nueva%20Pagina/Access/access.htm (4 de 43) [29/8/01 19:05:58]

Access

l

Cuando introducimos un campo, en la parte inferior de la ventana aparecen unos campos para definir otro tipo de
características. De momento no te preocupes por ello. Más adelante veremos cómo modificarlo. Bien, ahora vamos a
guardar la tabla.


Curso de Access 97 - LECCIÓN 1



Antes de guardar la tabla vamos a ver qué es un campo clave.
Un campo clave es un campo con una característica especial (la clave) que hace que ese campo no se repita en ningun
registro de la BD. Un campo clave incrementa además la velocidad de los procesos del tipo Consultas o Formularios.
Lógicamente, no podemos introducir como campo clave el campo Nombre, por ejemplo.

l Selecciona con un Click la fila del campo Nombre (el cuadradito gris a la izquierda del nombre) de forma que se

seleccione toda la fila. Después, pulsa un Click en el botón Clave principal situado en la barra de menús.
Aparecerá como aquí:

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