PDF de programación - 06b.- Bases de Datos en Access - Programación orientada a Objetos en C#

Unidad 6.- Bases de Datos en Access

Autor:
Dr. Ramón Roque Hernández
http://ramonroque.com/Materias/POOTec.htm
[email protected]
Colaboradores:
Ing. Gloria Ma. Rodríguez Morales
grodrí[email protected]
Ing. Bruno López Takeyas, M.C.
www.itnuevolaredo.edu.mx/takeyas
[email protected]

Base de datos en Access

Las bases de datos de Access tienen la extensión .MDB

En un sistema de base de datos relacional,

los datos se

organizan en Tablas.

Las tablas almacenan información sobre un tema como pueden
ser los clientes de una empresa, o los pedidos realizados por
cada uno de ellos.

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Tablas de datos
Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para

almacenar los datos.

Una tabla contiene información sobre un tema o asunto

particular, como pueden ser clientes o pedidos.

Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes
datos como el código del cliente, nombre del cliente, dirección,...

Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le
denomina registro o fila, así todos los campos de un cliente
forman un registro.

Ejemplo

Si consideramos una posible base de datos con los datos de una

empresa, una tabla de CLIENTES podría ser:

Campos

Código

Nombre

Apellidos

Dirección

C.P.

Registro 1

Registro 2

Registro 3

Registro 4

1

2

3

4

Luis

Marta

Pérez García

Alemania 23

González Puente

Mayor 34

Francisco

Ramírez Gutiérrez

Valle 56

María

Martínez Perea

Franciscano 67

46723

46625

46625

46521

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Consultas
Una consulta es un objeto que proporciona una visión personal

de los datos almacenados en las tablas ya creadas.

Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar,
borrar datos,..., pero en principio se utilizan para extraer de las
tablas los datos que cumplen ciertas condiciones.

Por ejemplo, podríamos crear una consulta para obtener todos

los datos de los clientes cuyo código postal sea 46625.

Formularios
Un formulario es el objeto de Access diseñado para la
introducción, visualización y modificación de los datos de
las tablas.

Existen diferentes tipos de formularios pero los que más se

utilizan tienen la forma de fichas de datos.

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Informes
Un informe es el objeto de Access diseñado para dar formato,

calcular, imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla.

Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma

impresa.

Crear una base de datos
Hacer clic sobre la opción Base de datos en blanco del panel

de tareas que aparece a la derecha de la pantalla.

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A continuación aparecerá el siguiente cuadro de diálogo donde
indicaremos el nombre de la base de datos que estamos
creando y el lugar donde se guardará.

Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la
cual Access asignará la extensión .MDB, y aparecerá la ventana
Base de datos:

Tipos de objetos que
podemos tener en la
BD

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Crear una tabla de datos
Hay que posicionarnos en la ventana base de datos con el
objeto tablas seleccionado, si hacemos clic en el icono se abre
una ventana con las distintas formas que tenemos para crear
una tabla:

Vista Hoja de datos consiste en introducir directamente los
datos en la tabla y según el valor que introduzcamos en la
columna determinará el tipo de datos que tiene la columna.

Asistente para tablas utiliza un asistente que nos va guiando
paso por paso en la creación de la tabla utilizando un juego de
tablas que tiene ya predefinidas.

Importar tabla consiste en crear una nueva tabla a partir de

otra existente en otra base de datos.

Vincular tabla consiste en crear una referencia a otra tabla

almacenada en otra base de datos.

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Otra forma más rápida de llegar a la vista diseño es desde la
ventana Base de datos con el objeto tablas seleccionado,
haciendo doble clic en la opción Crear una tabla en vista
Diseño.

Aparecerá la ventana Diseño de tabla:

Nombre de la tabla

Rejilla de datos

Fichas General y
Búsqueda

Ayuda

• Rejilla de datos: Es donde definiremos cuales son los datos que compondrán la tabla.

• Fichas General y Búsqueda: Son para definir propiedades del campo es decir
características adicionales de la columna que estamos definiendo.

• Ayuda: Es un recuadro con un texto que nos da algún tipo de ayuda sobre lo que tenemos
que hacer.

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Tipos de datos
A la hora de crear un campo en una tabla, hay que especificar de qué

tipo son los datos que se van a almacenar en ese campo.

Los diferentes tipos de datos de Access son:

Texto: Permite almacenar cualquier tipo de texto, siendo su longitud máxima de
255 caracteres. Normalmente se utiliza para almacenar datos como nombres,
direcciones o cualquier número que no se utilice en cálculos, como números de
teléfono o códigos postales.

Memo: Se utiliza para textos de más de 255 caracteres como comentarios o

explicaciones. Tiene una longitud máxima de 65.536 caracteres.

Número: Para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos.

Fecha/Hora: Para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año

9999.

Moneda: Para valores de dinero y datos numéricos utilizados en cálculos
matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y
cuatro decimales.

Autonumérico: Número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o
número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un
nuevo registro a una tabla.

Sí/No: Valores Sí y No y campos que contengan uno de entre dos valores

(Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).

Objeto OLE: Objeto como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel,
un documento de Microsoft Word, gráficos, imágenes, sonidos u otros datos
binarios.

Hipervínculo: Texto o combinación de texto y números almacenada como texto
y utilizada como dirección de hipervínculo. Una dirección de hipervínculo puede
tener hasta tres partes:
Texto: El texto que aparece en el campo o control.
Dirección: Ruta de acceso de un archivo o página.
Subdirección: Posición dentro del archivo o página.
Sugerencia: El texto que aparece como información sobre herramientas.

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Definir campos
En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar
la tecla ENTER pasamos al tipo de datos, por defecto nos pone
Texto como tipo de dato.

Si queremos cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la flecha

de la lista desplegable de la derecha y elegir otro tipo.

Observa como una vez tengamos algún tipo de dato en la segunda
la correspondiente a
indicar más

columna,
Propiedades del campo se activa para poder
características del campo.

la parte inferior de la ventana,

Esta tercera columna no es obligatorio utilizarla ya que únicamente
sirve para introducir un comentario, normalmente una descripción del
campo, de forma que la persona que tenga que introducir datos en la
tabla sepa qué debe escribir ya que este cometario aparecerá en la
barra de estado de la hoja de datos.

Repetir el proceso hasta completar la definición de todos los campos

(columnas) de la tabla.

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La clave principal
Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal.

La clave principal proporciona un valor único para cada fila de la
tabla y nos sirve de identificador de registros de forma que con
esta clave podamos saber sin ningún tipo de equivocación el registro
al cual identifica.

Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes

pasos:
Hacer clic sobre el nombre del campo que será clave principal.
Hacer clic sobre el icono Clave principal de la barra de herramientas.
A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave indicándonos que

dicho campo es la clave principal de la tabla.

Guardar una tabla
Para guardar una tabla, podemos:

Ir al menú Archivo y elegir la opción Guardar.

O bien hacer clic sobre el botón Guardar de la barra de

herramientas.

Como nuestra tabla aún no tiene nombre asignado, aparecerá el

siguiente cuadro de diálogo:

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