PDF de programación - Módulo 4: Asistente para consultas - Bases de datos en la enseñanza. Open Office

Ministerio de Educación

Base de datos en
la Enseñanza.
Open Office

Módulo 4: Asistente para consultas

Instituto de Tecnologías Educativas
2011

Asistente para consultas

El Asistente para consultas te ayudará a crear consultas de forma rápida y sencilla. Si bien es cierto que según la complejidad de las
consultas, no siempre podrás recurrir a esta herramienta.

Objetivos

Crear una nueva consulta desde el Asistente para consultas y comprobar cómo se pueden solucionar los pequeños problemas
que nos podemos encontrar.

Primer paso

El asistente para consultas resulta muy intuitivo, observa a continuación cómo utilizarlo paso a paso:

1. Abre la base de datos y en la ventana principal de OpenOffice Base comprueba que se encuentra seleccionado el objeto

Consultas.

2. Haz doble clic sobre la opción denominada Usar el asistente para crear consultas.

3. En el primer paso del asistente utiliza la lista Tablas para seleccionar la tabla de la base de datos que servirá de origen de datos

para obtener los registros que necesitas.

4. Para incluir los campos en la consulta utiliza los botones que hemos resaltado en la figura 4.45.

1 Figura 4.45

Nota

Si lo deseas, haz clic aquí para descargar una base de datos con todo lo necesario para realizar la actividad sin problemas.

Segundo paso

5. En el segundo paso del asistente que muestra la figura 4.46, debes indicar el criterio de ordenación para el resultado de la

consulta. Despliega la lista para elegir un campo y después utiliza el botón Ascendente o Descendente.



2 Figura 4.46

Tercer paso

6. Como suele ser habitual debemos utilizar el botón Siguiente para continuar con el siguiente paso del Asistente. En la nueva

ventana que muestra la figura 4.47 establece los criterios de selección de la consulta, de modo que muestre sólo aquellos datos
que deseamos en cada caso. La forma de hacerlo es muy sencilla, primero eliges el campo, después el criterio y finalmente, el
valor. Pero… ¿qué ocurre con las condiciones tipo Y(AND) o tipo O (OR)? Pues bien, marcar el primero de los botones de opción
denominado Coincidencia con todos los siguientes, equivale a utilizar el operador Y, mientras que si te decides por el
segundo, Coincidencia con cualquiera de los siguientes, estarás aplicando el operador O.

3 Figura 4.47

Pasos finales

7. Una vez seleccionado el criterio de selección para la consulta y tras hacer clic en Siguiente, el nuevo paso está relacionado con

la creación de consultas de agrupación y el uso de funciones sobre los campos.

8. Si decidimos no seleccionar nada en el paso anterior, el asistente nos llevará directamente hasta el séptimo paso, donde ofrece
la oportunidad de cambiar el nombre de los campos por otros más descriptivos. Lo mismo que ya sabemos hacer con la función
alias en la ventana de diseño de consultas.

9. En el último paso (figura 4.48), indicaremos un nombre para la consulta y podremos ver un resumen completo con las opciones

elegidas en los distintos pasos.

4 Figura 4.48

Ejemplo práctico

En la siguiente actividad crearás un listado de todos los alumnos que componen cada uno de los equipos que participan en la
competición. A primera vista puede parecer una tarea sencilla pero tiene un pequeño inconveniente que resolveremos y nos ayudará a
mejorar nuestra base de conocimiento sobre las consultas.

Actividad 17

1. Selecciona la opción Usar el asistente para crear consultas.
2. En la lista desplegable Tablas del primer paso, selecciona la tabla Equipos y añade el campo Nombre.

3. A continuación despliega de nuevo la lista y esta vez, selecciona la tabla Alumnos y añade los campos: Nombre y

Apellidos. Observa la figura 4.49 y haz clic en Siguiente.

5 Figura 4.49



4. Como criterio de ordenación, en la primera lista elige Equipos.Nombre para agrupar los alumnos que conforman cada

equipo. Como segundo criterio puedes usar el apellido de los alumnos. Haz clic en Siguiente.

5. No vas a realizar ningún tipo de filtrado de datos por lo que ve al siguiente paso.

6. Como verás existe algo de ambigüedad en cuanto a los nombres de los campos por lo que puedes aprovechar la

propiedad Alias para mejorar la comprensión de los resultados. Concretamente, para el campo Equipos.Nombre escribe
Equipo.

7. Haz clic en Siguiente y observa el último paso del asistente donde se muestra un resumen del diseño de la consulta.

8. Escribe un nombre para la consulta y haz clic en Finalizar para comprobar los resultados. Observa la figura 4.50.

6 Figura 4.50

¿Qué ha pasado? Si prestas algo de atención observarás que los resultados no son correctos. Para ver qué ha ocurrido, cierra la vista
previa y edita la consulta que acabas de crear con el asistente. Recuerda que para hacerlo debes hacer clic sobre el nombre de la
consulta y después, utilizar el botón Editar

de la barra de herramientas para mostrar la ventana que puedes ver en la figura 4.51.



7 Figura 4.51



Es posible que a simple vista no detectes ningún problema, pero si prestas un poco de atención podrás comprobar que no se
encuentran definidas las relaciones entre las tablas que forman la consulta y que falta una tabla, ¿cuál? Efectivamente, falta la tabla
Participantes que contiene la relación de equipos y los alumnos que los forman. El asistente aún no es lo suficientemente potente como
para detectar este problema, así que lo tendrás que solucionar tú mismo.

1. Haz clic en el botón Agregar tabla o consulta

y añade la tabla Participantes a la consulta.

2. En este caso OpenOffice Base sí ha sido un poco más listo y ha incluido automáticamente las relaciones entre las tres tablas

como puedes ver en la figura 4.52.

3. Ejecuta la consulta y comprueba que ahora el resultado sí es correcto.

Figura 4.52



De este último ejemplo podemos extraer dos conclusiones, por un lado que el Asistente para consultas de OpenOffice Base aún no es
una herramienta totalmente fiable y que es necesario revisar la consulta generada por esta herramienta. Y por otro lado, has
comprobado la importancia de las relaciones en OpenOffice Base.

8